Die WAG in Gwatt hat 2023 die Software «careCoach» eingeführt, welche seither den Arbeitsalltag im Bereich Wohnen erleichtert und die Pflegeprozesse optimiert. Die Mitarbeitenden haben Freude an der Arbeit mit den neuen unterstützenden Möglichkeiten und können nun mehr Zeit für die Pflege und die Bewohnenden einsetzen. Im Interview erzählt Astrid Zapf (Stabstelle GL/Administration) von der WAG, wie sie die Software eingeführt haben und heute damit arbeiten.

Können Sie mir zu Beginn kurz erklären, was «careCoach» ist und wie Sie die Software in Ihrer Arbeit einsetzen?

"careCoach" ist eine Softwarelösung des Schweizer Unternehmens topCare Management AG und wird für die elektronische Pflegedokumentation in stationären und ambulanten Institutionen eingesetzt. Mit "careCoach" haben wir alle Stammdaten, Pflegeleistungen, Werte, Medikamente und Dokumente unserer Bewohnenden an einem Ort. Jede Pflegende hat Zugriff auf die relevanten Daten und kann mittels mobiler Geräte auf die Informationen zugreifen. Die Geräte arbeiten offline, aber die Ergänzungen und Veränderungen werden durch regelmässiges Synchronisieren mit dem Server aktualisiert.
 

Wie sind Sie auf diese Software aufmerksam geworden und was waren die wichtigsten Gründe für die Einführung?

Wir wurden durch eine Pflegefachperson auf "careCoach" aufmerksam, die während ihrer Weiterbildung mit Mitstudierenden in Kontakt war, die bereits ähnliche Software-Lösungen eingesetzt haben. Nach einem intensiven Selektionsprozess und dem Besuch von Referenz-Institutionen fiel die Entscheidung zugunsten von "careCoach" aus. Die wichtigsten Gründe waren die Schweizer Herkunft, die 25-jährige Erfahrung mit einer integrierten Lösung, die Erfahrung mit mobilen Geräten und die positive Rückmeldung von Referenz-Institutionen.
 

Können Sie mir erzählen, wie sich der Weg von der Idee bis zur tatsächlichen Einführung gestaltete? Gab es besondere Herausforderungen oder unerwartete Hürden?

Wir legten fest, welche Bedingungen und Prozesse vonseiten der Pflege erfüllt werden mussten. Nach einem Angebotsvergleich und einer Präsentation vor dem Stiftungsrat entschieden wir uns für "careCoach". Die Einführung dauerte 9 Monate, aber es gab keine grösseren Herausforderungen, da wir ein gutes Projektteam hatten.
 

Wie hat Ihr Team an der Einführung von "careCoach" mitgewirkt? Wie haben Ihre Kolleginnen und Kollegen darauf reagiert?

Wir hatten ein interdisziplinäres Team aus Administration und Abteilungsleitungen Pflege sowie die Expertise von topCare. Die Kolleginnen und Kollegen begrüssten unsere transparente Vorgehensweise und die regelmässigen Informationen über den Stand des Projekts. Die Schulungen für die Pflegenden wurden inhouse durch eigene "KeyUser" durchgeführt, was sehr gut ankam.
 

Gab es zu Beginn Vorbehalte oder Skepsis gegenüber der neuen Software? Wenn ja, wie wurden diese ausgeräumt?

Es gab Vorbehalte, aber vor allem bezüglich der rein digitalen Arbeitsweise. Wir digitalisierten verschiedene Aufgabenbereiche erst nach und nach, um keine Überforderung zu verursachen. Die Mitarbeitenden entwickelten Freude an der Arbeit mit den neuen unterstützenden Möglichkeiten.
 

Seit März 2023 nutzen Sie nun «careCoach». Gab es eine besondere Situation oder ein Erlebnis, das Ihnen besonders in Erinnerung geblieben ist?

Eine sehr berührende Situation war, als eine ältere Mitarbeitende ihre Bedenken äusserte, ob sie der neuen digitalen Aufgabe gewachsen sei. Nach einigen Minuten Einführung konnte sie jedoch bereits den Kolleginnen und Kollegen zeigen, wie man die Software am besten einsetzt. Eine andere Kollegin berichtete, dass sie aufgrund eines Notfalls den Notarzt rufen musste und dank "careCoach" den aktuellen Verlaufsbericht mit allen relevanten Daten innerhalb weniger Minuten ausdrucken konnte.
 

Welchen Ratschlag würden Sie anderen Institutionen geben, die eine ähnliche IT-Lösung einführen möchten?

Wenn Sie eine ähnliche IT-Lösung einführen möchten, sollten Sie bei der Evaluation und Auswahl der Software sorgfältig vorgehen. Dazu gehört auch, dass Sie die Erfahrungen und Meinungen Ihrer Mitarbeitenden berücksichtigen und den Austausch mit dem Softwareherstellen pflegen. Die Anbieter sind meist angewiesen auf Rückmeldungen aus der Praxis, damit ihr Produkt weiter verbessert werden kann.
 

Interview: Saambavi Poopalapillai